Firmy stosują różne sposoby na to, aby zmotywować swoich pracowników. Jednym z nich jest nieodpłatne ofiarowanie prezentów np. gadżetów firmowych, których przekazanie może czasami wiązać się z koniecznością uiszczenia VAT-u.
Co podlega opodatkowaniu VAT?
Konieczność zapłacenia podatku od towarów i usług zachodzi przy wykonywaniu odpłatnej czynności. Dotyczy to również dostaw towarów w obrębie danej wspólnoty. W ustawie o tym podatku znajdują się informacje na temat czynności nieodpłatnych, które jednak należy traktować na równi z odpłatnym przekazywanie towarów. Za takowe uważa się wszelkie darowizny i dawanie lub wykorzystanie wszelkich towarów na cele własne podatnika lub jego pracowników, również byłych, a także udziałowców, akcjonariuszy, wspólników oraz członków spółdzielni, stowarzyszeń oraz organów stanowiących osób prawnych. Za czynność odpłatną uznaje się również przekazanie dóbr, których zakup dawał podatnikowi możliwość obniżenia wysokości podatku należnego. Od tych zasad istnieje jednak wyjątek, z których mogą skorzystać pracodawcy chcący wręczyć upominki swoim podwładnym.
Kiedy prezent dla pracownika jest zwolniony z VAT-u?
Opodatkowaniu VAT nie podlegają prezenty o małej wartości. Przepis ten nie jest jednak zbyt klarowny. Co ustawodawca rozumie jako „małą wartość”? W ustawie o VAT, w art. 7 ust. 4 pojawia się zapis, zgodnie z którym jest to wartość nieprzekraczająca kwoty stu złotych netto w danym roku podatkowym, jeśli tylko firma prowadzi ewidencję prezentów dawanych każdemu pracownikowi. Gdy przedsiębiorstwo nie dysponuje takowymi rachunkami, wówczas za upominek o małej wartości uznaje się rzecz, której jednostkowy koszt w momencie ofiarowania nie przekracza dziesięciu złotych netto.
Jak ewidencjonować prezenty w firmie?
Nie istnieją żadne przepisy prawne regulujące kwestię tego, jak należy prowadzić ewidencję upominków wręczanych pracownikom. Przedsiębiorstwa dysponują w tej kwestii dużą swobodą. Na pewno jednak warto uwzględnić w takim dokumencie personalia obdarowywanych osób wraz z NIP-em, liczbę przekazanych prezentów oraz ich wartość jednostkową. Jeśli prezenty są dawane na przykład raz do roku wszystkim pracownikom i każdy z nich otrzymuje ten sam upominek, wówczas ewidencja może być prowadzona zbiorczo. Jeśli natomiast szef obdarowuje każdego pracownika z osobna, to należy uwzględnić ten fakt również w papierach.
